Le service communication
Le service communication de l'UAG accompagne les projets stratégiques de l'établissement tout comme les projets et événements des services et composantes. A ce titre, le service cherche à maintenir une certaine cohérence entre la vision globale et à long terme nécessaire à l'institution et les impératifs locaux, ponctuels et immédiats des services et composantes.
Pour cela nous recherchons et développons, chaque fois que possible, des synergies entre les demandes des différentes communautés qui composent l'UAG (étudiants, personnels enseignants, personnels administratifs et techniques), les attentes des publics internes et externes et les objectifs fixés par la Direction.
Objectifs des actions de communication
La communication sur un événement ou un projet, n’a de sens que si nous sommes en mesure de :
- Valoriser une ou plusieurs facettes de notre image institutionnelle
- Transposer un discours sur nos métiers et compétences
- Renforcer auprès de nos publics internes leurs liens identitaires avec l’UAG et auprès des publics externes notre attractivité.
- Développer nos relations externes tant politiques qu’économiques et sociales.
- Pérenniser au sein du service à l’origine du projet, une méthodologie de mise en oeuvre lui donnant les moyens de reproduire seul, l’événement.
Démarche active
- Définir des plans de communication liés aux évolutions futures des universités et de leurs métiers en général et de l’UAG en particulier
- Créer et mettre en oeuvre un système d’information global reposant sur des supports papier, numériques, relationnels, événementiels et médiatiques
- Animer les réseaux internes
- Animer les relations presse
- Organiser des événements institutionnels et exceptionnels
- Organiser des événements récurrents.
Accompagnement et coopération
Le rôle du service communication n’est pas de produire et faire circuler l’information en lieu et place des services et composantes mais :
• de les sensibiliser à la communication
• d’assurer une visibilité de leur effort de communication
• de coordonner les flux d’information ainsi produit à travers des supports existant ou à créer en fonction des besoins spécifiques et factuels.
Pertinence et efficacité
La communication est l’affaire de tous et, pour être pleinement efficace, doit :
- être conçue dans une perspective globale
- toucher aux comportements comme aux supports
- être pratiquée sur le moyen et long terme
- être lisible et visible par tous et à tous les niveaux
Projet n°1 : La politique de communication
La politique de communication repose sur six idées clés :
Idée n° 1 : créer une dynamique de communication
En sensibilisant les structures sur leur rôle de producteur, de support d’information et de vecteur naturel de communication. En créant une dynamique de groupe pour la circulation croisée de l’information En évaluant les supports utilisés en terme de valeur ajoutée pour la circulation interne (et externe) de l’information.
Idée n° 2 : systématiser l’effort de communication
Pour être pérenniser, l’effort de communication doit être intégré systématiquement dans les objectifs des services et lieux de décisions.
En quoi consiste cet effort?
A repenser son activité et service en terme de diffusion de l’information, en fonction des publics et des autres services
Idée n° 3 : La communication vers les personnels est une priorité politique
Dans un contexte de mutation, la Direction doit :
- rendre lisible la politique de l’Université et l’expliquer en termes simples et compréhensibles pour l’ensemble des personnels
- rencontrer les personnels sur leur lieu d’exercice, afin de les écouter et leur expliquer les choix et engagements visant à préparer l’avenir de l’UAG et leur dire ce que cela leur apporte à eux,
- redonner confiance en l’Université à la communauté et afficher la sienne propre dans l’établissement et ses personnels
- projeter dans l’avenir les personnels en leur donnant un rêve clair et lisible auxquels ils puissent s’identifier et s’accrocher avec des échéances à court, moyen et long terme.
Idée n° 4 : l’information est une ressource comme une autre
Il faut en rationaliser l’emploi en simplifiant les procédures de partage et en favorisant l’exploitation transversale par les autres services travaillant en synergie. Elle est dès lors porteuse de création de valeur ajoutée par croisement des informations.
Idée n° 5 : Rythmer l’année par des événements marqueurs
Objectifs et méthode
• Disposer de tribunes d ’information et de communication assurant une audience hors contexte et une lisibilité à la politique de l’Université
• On peut classer les événements en trois grandes catégories qui recoupent les métiers de l ’Université et les publics visés
• Les usagers liés aux métiers de base. En matière d ’enseignement et de formation. Les événements marqueurs commencent dès septembre avec le SIFRE et se poursuivent avec : la journée de l ’étudiant, le salon de l ’étudiant , les rencontres d ’informations des lycée... En matière de recherche : les journées de la science, la fête de la science, l ’Université de juillet, les rencontres internationales organisées par les laboratoires
• Les usagers liés à l’organisation. Ce sont principalement les personnels IATOSS et enseignants chercheurs avec : la rentrée d ’accueil des personnels, les réunions de services et composantes, les rencontres régulières de la direction avec les services, les grandes échéances que sont les Conseils.
• Les usagers liés à la vie des campus. Ce sont principalement les événements de type culturel et sportif.
Idée n° 6 : créer une culture de la communication
En résumé : créer une dynamique de communication, systématiser l’effort de communication, la communication est une priorité politique, l’information est une ressource comme une autre, l ’information passe par des événements marqueurs.
Cela revient à :
- avoir une disponibilité et une visibilité accrue de l’information au niveau de la direction et des services
- favoriser l’apprentissage d’une culture de la communication reposant sur une meilleure connaissance des contraintes des services et un partage systématique des informations
- créer un esprit de corps ou tous perçoivent l’ensemble avant l’unité
Projet n°2 : Le projet web CMS et ENT
La difficulté de mettre en oeuvre une véritable politique de communication dans un contexte au ressources humaines et financières limités nous a conduit à repenser notre politique à travers l’outil internet.
Le site web n’a plus pour seule vocation d’être une belle plaquette technologique de présentation de l’institution, il est devenu un véritable outil de travail pour l’ensemble de la communauté et sur la totalité de ses métiers.
Fort de ce constat, nous avons choisi, avec l’aval de la direction de l‘université de développer un projet web d’une ampleur inédite dans une université française. Si depuis deux ou trois ans, les universités ont développer des sites institutionnels reposant sur la gestion de contenus (CMS) et des sites à usage interne, les fameux environnements numériques de travail (ENT) peu ont essayé de faire un site qui soit tout à la fois : - une présentation de l’institution, - une gestion de contenus - un environnement numérique de travail.
Depuis octobre 2006, nous avons entamé un long travail de développement qui aboutira en 2009 à obtenir une première version du résultat souhaité. Ce travail qui été mené avec l’aide précieuse des CRI et plus particulièrement du CRI-Martinique et le soutien sans faille du secrétariat général est donc le fruit d’une équipe transversale bien que relativement restreinte eu égard à l’ampleur du projet et à ses grandes ambitions.
Si vous lisez ces quelques lignes c’est que la phase 2 du projet est entamée et que nous commençons la phase 3 qui consiste à préparer l’ENT pour l’arrimer ensuite au CMS.
