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Les statuts du Service Commun de la Documentation

CADRE JURIDIQUE

- Code de l’Education modifié par la loi N°2007-1199 du 10 août 2007 relative aux Libertés et aux Responsabilités des Universités ;

- Décret n° 2011-996 du 23 août 2011 relatif aux bibliothèques et autres structures de documentation des établissements d’enseignement supérieur créées sous forme de services communs ;

-  Statuts de l’université des Antilles et de la Guyane ;

-  Délibération du conseil d'administration de l'université en date du 17 janvier 2012.

 

TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES ET MISSIONS

Article 1 - Dénomination

L’université des Antilles et de la Guyane dispose d'un service commun de la documentation dont le présent texte a pour objet de fixer les statuts. L'ensemble des organismes intégrés et associés au service commun de la documentation est intitulé "Bibliothèques de l'université des Antilles et de la Guyane".

Article 2 - Missions

Le service commun de la documentation contribue aux activités de formation et de recherche de l'UAG et a notamment pour fonctions de:

1- Mettre en oeuvre la politique documentaire de l’université, coordonner les moyens correspondants et évaluer les services offerts aux usagers ;

2- Accueillir les usagers et les personnels exerçant leurs activités dans l’université, ainsi que tout autre public dans des conditions précisées par le conseil d’administration de l’université et organiser les espaces de travail et de consultation ;

3- Acquérir, signaler, gérer et communiquer les documents et ressources d’informations sur tout support ;

4- Développer les ressources documentaires numériques, contribuer à leur production et favoriser leur usage, participer au développement de l’information scientifique et technique notamment par la production, le signalement et la diffusion de documents numériques ;

5- Participer, à l’intention des utilisateurs, à la recherche sur ces différentes ressources ainsi qu’aux activités d’animation culturelle, scientifique et technique de l’université

6- Favoriser par l’action documentaire et l’adaptation des services toute initiative dans le domaine de la formation initiale et continue et de la recherche ;

7- Organiser et mettre en oeuvre la formation continue des personnels de bibliothèques;

8- Coopérer avec les bibliothèques qui concourent aux mêmes objectifs, quels que soient leurs statuts, notamment par la participation à des catalogues collectifs et par la création et la maintenance de systèmes d’information ;

9- Organiser et gérer le système d’information documentaire de l’Université;

10- Former les utilisateurs à un emploi aussi large que possible des techniques nouvelles d’accès à l’information scientifique et technique.

11- Ce service peut se voir confier d’autres missions que celles mentionnées dans le présent article, sous réserve de la continuité du service.

Le service commun de la documentation est ouvert aux étudiants, enseignants, chercheurs et personnels de l‘université des Antilles et de la Guyane. Il est également ouvert à d’autres utilisateurs dans les conditions précisées par le conseil de la documentation.

 

TITRE II - CONSTITUTION DU SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION

Article 3

Les activités du Service commun sont réparties entre les sections documentaires et une division des affaires générales. La création des sections documentaires est proposée par le président de l'université au conseil d'administration de l'université, sur le rapport du directeur et après avis du conseil de la documentation. Les responsables des sections documentaires sont recrutés parmi le personnel scientifique des bibliothèques ou parmi les personnels de catégorie A assimilés. Les responsables des sections documentaires exercent leurs attributions dans le cadre défini par le directeur du service commun et sous son contrôle.

Le service commun de la documentation est organisé en services, dont certains ont des missions transversales. Le service commun de la documentation est soumis au contrôle de l’inspection générale des bibliothèques qui remplit à son égard un rôle d’évaluation et de conseil.

Article 4 - Bibliothèques intégrées et bibliothèques associées

Toute bibliothèque ou tout centre de documentation de l’université a vocation à être intégré dans le service commun. Les bibliothèques universitaires et les bibliothèques universitaires de formation des maîtres de Guadeloupe, de Guyane et de Martinique sont intégrées au service commun de la documentation qui gère leur budget et leur personnel. Les autres organismes documentaires de l'université sont associés au service commun, notamment les bibliothèques hospitalo-universitaires. Contrairement aux bibliothèques intégrées, leurs ressources sont distinctes de celles du service commun, dont ils ne reçoivent pas de crédits, sauf par le biais d'éventuelles conventions.

D'autres bibliothèques ou centres de documentation peuvent être intégrés par décision du conseil d'administration de l'université prise après avis du conseil de la documentation et après avis du conseil de la composante dont relève la bibliothèque. Les personnels et moyens correspondants sont alors affectés au service commun de la documentation et gérés par celui-ci.

Article 5 - Ressources

Une part des droits annuels de scolarité payés par les étudiants est affectée au budget propre du service, selon des modalités fixées par arrêté conjoint du ministre chargé de l’enseignement supérieur et du ministre chargé du budget. Le montant de ce droit bibliothèque est fixé chaque année par le conseil d'administration sur proposition du conseil de la documentation. A ces ressources s'ajoute une subvention attribuée chaque année. Le service peut bénéficier de toute autre ressource allouée par l’université ou par toute autre personne publique ou privée. Ces dotations peuvent comprendre des moyens de recherche.

 

TITRE III - LE CONSEIL DE LA DOCUMENTATION
Article 6 - Organisation du conseil de la documentation

Le conseil de la documentation se prononce sur les modifications à apporter au règlement intérieur. Il vote le projet de budget du service. Le conseil de la documentation peut créer toute commission scientifique consultative de la documentation. Il fixe ses missions, détermine le nombre de membres et les modalités de leur désignation et précise son fonctionnement.

Le conseil de la documentation est composé de 19 membres. Il se réunit au moins une fois par an. Il est constitué de :
- le président de l’université ou son représentant ;

- 3 professeurs d'université, directeurs de recherche de l'université désignés par les représentants du collège A du conseil d'administration ;
- 3 autres enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs de l'université désignés par les représentants du collège B du conseil d'administration ;

- 3 étudiants inscrits à l'université désignés par les représentants du collège des usagers du conseil d'administration ;
- 3 personnalités extérieures désignées par le président de l’université;
- 3 personnels du SCD désignés par le président de l'université parmi les personnels scientifiques du SCD;

- 3 personnels du SCD désignés par le président de l'université parmi les personnels B.I.A.T.O.S. et les personnels des bibliothèques associées.

 

Le directeur du service, le directeur adjoint du service, les responsables de section, le directeur général des services et l’agent comptable de l’université participent, avec voix consultative, aux séances du conseil de la documentation.

Le directeur du service prépare les délibérations du conseil dont il est le rapporteur général. Il en désigne le secrétaire.

Le mandat des membres du conseil de la documentation est d’une durée de quatre ans, sauf pour les étudiants, dont le mandat est de deux ans. Il est renouvelable une fois.

Le conseil est convoqué par le président de l'université, soit de sa propre initiative, soit de droit à la demande du tiers de ses membres. Il est présidé par la président de l'université, ou par l'enseignant ou l'enseignant-chercheur désigné par celui-ci.

Le projet d’ordre du jour et les documents qui s’y rapportent sont communiqués aux membres du conseil au moins huit jours avant la séance. Ce délai peut-être réduit en cas d'urgence.

Le quorum nécessaire est fixé à la moitié des membres, présents ou représentés. S'il n'est pas atteint, le président reporte d'une heure la réunion, qui se déroule alors sans condition de quorum. Chacun des membres présents ne peut disposer que d'une seule procuration. La représentation par personne extérieure au Conseil n'est pas admise. Les décisions sont acquises à la majorité simple des suffrages exprimés.

En cas de vacance d'un siège, il est procédé à une nouvelle désignation pour le pourvoir, dans les conditions prévues par les statuts.

 

TITRE IV - ORGANISATION DU SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION

Article 7 - Le directeur

Le service commun de la documentation est dirigé par un directeur et administré par un conseil de la documentation. Le ministre chargé de l’enseignement supérieur nomme le directeur du service sur proposition du président de l’université. Le directeur est placé sous l’autorité directe du président de l’université. Il n’est pas éligible au conseil de la documentation.

Le directeur dirige les personnels et décide leur affectation au sein du service commun de la documentation. Il propose la nomination des responsables de bibliothèques. Il élabore le règlement intérieur du service qui est approuvé par le conseil d’administration de l’université. Il prépare les délibérations du conseil de la documentation. Il organise les relations documentaires avec les partenaires extérieurs à l’université.

Il est consulté et peut être entendu, à sa demande, par les instances délibérantes et consultatives de l’université sur toute question concernant la documentation. Il participe à titre consultatif au conseil d'administration de l'université, au conseil scientifique et au conseil des études et de la vie universitaire, auxquels il donne avis sur toute question concernant la documentation.

Article 8 - Le directeur adjoint

Le directeur adjoint du SCD est choisi par le directeur du SCD parmi les personnels scientifiques de bibliothèque ou parmi les personnels de catégorie A assimilés. Il est amené à représenter le directeur du SCD. Il est chargé de la recherche de financements, de la rédaction des projets de service transversaux et de la publication du rapport d'activité annuel. En cas de d’empêchement temporaire du Directeur du SCD, il assure l'intérim de la direction.

Article 9 - Les chefs de section

Le responsable de chaque section documentaire est nommé par le président de l'université, sur proposition du directeur du SCD, après avis de l'inspection générale des bibliothèques. Il est chargé des acquisitions, de la gestion des documents et de l'organisation des services au public. Il a une autorité fonctionnelle sur le personnel des bibliothèques intégrées de la section, dont il organise et évalue le travail. Il collabore avec les bibliothèques associées, avec la charge d'élaborer les directives techniques nécessaires à la mise en oeuvre de la politique documentaire de l'université, en accord avec les instructions reçues du directeur. Il participe à titre consultatif au conseil de la documentation s'il ne fait pas partie des personnels désignés par le président.

Article 10 - L'équipe de direction du SCD

L'équipe de direction du SCD est constituée du directeur, du directeur adjoint, du responsable administratif du SCD, des chefs de section et de toute personne dont il juge la présence utile. Elle se réunit au moins trois fois par an et au moins une fois sur chaque pôle.

 

TITRE V - PERSONNELS

Article 11 - Les personnels

Les personnels de bibliothèque recrutés dans les corps des personnels scientifiques, techniques, ouvriers et de service des bibliothèques ont vocation à mettre en Âœuvre la politique documentaire de l’Université. A cet effet ils sont affectés au service commun de la documentation.

D'autres personnels peuvent également être affectés au service commun, en particulier des professeurs certifiés de documentation, des attachés temporaires d'enseignement et de recherche (ATER), des personnels administratifs du corps de l'administration de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur (corps de l'AENES) et du corps des ingénieurs, techniciens de recherche et formation (corps des ITRF), notamment des informaticiens exerçant dans les locaux du service commun de la documentation.

Article 12 - Formation continue

Le service commun de la documentation organise et met en oeuvre la formation continue du personnel des bibliothèques intégrées et associées. Pour atteindre cet objectif, il noue des partenariats avec des organismes locaux ou nationaux.

Article 13 - Statuts

La modification des présents statuts peut être demandée par le président de l’Université, par le quart des membres du conseil d’administration de l'université ou par le quart des membres du conseil de la documentation.

Pour être soumis au conseil d’administration de l'université, le projet de modification doit être approuvé par la majorité des deux tiers du conseil de la documentation.